Digitalización de Facturas
Mantén tus facturas digitalizadas y almacenadas en una única plataforma
Ahorra tiempo y costes en la gestión y el almacenamiento de tus facturas
El procesos de facturación tradicional implica una gran cantidad de recursos para las empresas. Por una parte, se requiere que el departamento administrativo esté recogiendo y recopilando todas las facturas, que seguramente procedan desde diferentes canales.
Esto no solo implica una importante pérdida de tiempo, sino que también supone un considerable aumento de las probabilidades de error, a causa del factor humano. Por otra parte, no tener digitalizadas las facturas, también puede suponer un gasto importante en costes para las empresas, ya que el importe en papel, envíos y almacenamiento físico de esas facturas puede ser bastante alto.
¿Qué es la digitalización de facturas,
qué papel juega el digitalizador y
cómo pueden beneficiar a tu empresa?
Dentro de los procesos de digitalización, unos de los principales para eliminar toda esa documentación de nuestra empresa es la gestión y digitalización de facturas. Para ello, es necesario disponer de un digitalizador confiable que custodie las facturas digitalizadas y firmadas, y que esté homologado por la AEAT. Con la digitalización de facturas las empresas consiguen múltiples beneficios, como:
Facilitar a tus proveedores
el envío de facturas
Agilizar el proceso de
recepción de facturas
Ahorrar tiempo en la gestión
y búsqueda de facturas
Automatizar procesos
Reducir errores humanos
Ahorrar en papel, en
envíos y en espacio
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Envío de Facturas
Tus proveedores deberán enviarte las facturas en cualquier formato, ya sea físicamente o mediante correo electrónico, FPT, factura electrónica o EDI.
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Recepción facturas en Portal Proveedores
Para facilitar tanto la recepción de facturas, como el envío al digitalizador, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de ficheros de la siguiente forma:
FACTURA ELECTRÓNICA
Una vez recibida mediante la funcionalidad de Facturación Electrónica, LIBRA redirecciona la factura al portal web de proveedores.
Para los ficheros, tanto firmados, como no firmados, que se reciben por correo electrónico, se propone la definición de una cuenta única de correo, que el Portal de Proveedores leerá, para que automáticamente todos los archivos recibidos en ella sean redireccionados y almacenados en el propio portal.
RECEPCIÓN FACTURAS FÍSICAS
Los documentos recibidos en papel, deben ser escaneados en cualquier dispositivo que garantice una resolución mínima de 600×600 dpi, y que permita almacenar el resultado en PDF. El portal tendrá acceso al lugar donde están almacenados y los incorporará junto con los demás.
FTP
En este caso, es necesario habilitar un servidor FTP para recibir los archivos PDF. El Portal de Proveedores leerá las facturas del FTP habilitado y las almacenará.
EDI
Si las facturas ya se encuentran firmadas digitalmente, se procede de la misma forma que en la recepción mediante Factura Electrónica. Si no están firmadas, LIBRA las sube directamente al portal.
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Validación y digitalización facturas
Por un lado, una persona de la empresa debería validar la autenticidad de las facturas. Por otro lado, el digitalizador homologado, que tendrá acceso al Portal de Proveedores LIBRA, se encargará del firmado digital de todas las facturas subidas al portal que lo requieran.
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Custodia facturas certificadas
El digitalizador homologado custodia las facturas digitalizadas por un período de 5 años. Éstas podrán ser consultadas en cualquier momento.
Requisitos necesarios para la correcta digitalización de facturas
- Disponer de un software homologado por la AEAT .
- Disponer de certificado electrónico a nombre de la organización, válido y reconocido por las autoridades.
- Conocer si se tiene aceptada la facturación electrónica con algún proveedor.
- Conocer por qué vía se reciben los documentos de facturas de proveedores y/o acreedores.
- Disponer de algún dispositivo de escaneo de documentos físicos, si no disponéis del módulo de factura electrónica.
Portal de Proveedores Web en LIBRA Suite Plus
Una vez recibidas todas las facturas y almacenadas en el Portal de Proveedores, es recomendable que una persona autorizada de la organización revise los archivos recibidos durante el día, para su validación y aceptación, marcando todos aquellos que se deben enviar a digitalizar.
El propio Portal de Proveedores se encargará de la comunicación con el digitalizador y la posterior recepción del archivo firmado, así como de generar el XML con los datos significativos de la factura y su integración en el registro de facturas del sistema. Posteriormente, procederá a comunicarlo, mediante correo electrónico o mensaje interno, al departamento correspondiente.
Beneficios para tus proveedores
El Portal de Proveedores puede servir a nuestros proveedores para facilitarles el envío de facturas y para que, a través de él, les mantengamos informados de cuál es el estado de sus facturas dentro de nuestra organización, incluso la fecha y medio previsto de pago.
Beneficios para tu empresa
El Portal de Proveedores permite que las facturas recibidas estén correctamente registradas en el sistema, sin necesidad de un archivo físico para almacenar los documentos. Además, las facturas siempre estarán disponibles, desde una única plataforma, a cualquier usuario que tenga los permisos necesarios para consultarlas, y salvaguardadas, a través de las copias de seguridad diarias y en el propio digitalizador, el cual nos garantiza los últimos 5 años.
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