Modalidades de licenciamiento de un Sistema de Gestión Empresarial
¿Estás pensando en cambiar o adquirir un Software de Gestión Empresarial pero no sabes cómo funcionan el tema de los licenciamientos? En este post te contamos las diferentes modalidades de licenciamiento que existen.
En función del ERP que se elijas, los costes pueden ser por adquisición, por cuota anual, por cuota mensual, por cuota de mantenimiento, … El coste real es difícil de cuantificar a primera vista, sino que a menudo necesita de adaptaciones a medida de cada cliente. Por ello es necesario analizar previamente todos los factores que intervienen en la definición del proyecto.
El licenciamiento “por usuario” o incluso “por usuario y mes”. Esta última modalidad corresponde a la tendencia actual de venta del software como servicio o SaaS (software as a service), modelo que se está generalizando cada vez más sobre todo en las implantaciones en la «nube» o “cloud”.
Algunas soluciones diferencian el concepto de “usuario concurrente” frente a “usuario nominal”. Por usuario concurrente se entiende los usuarios que pueden acceder simultáneamente al sistema. Los “usuarios nominales” son todos los usuarios que potencialmente tienen acceso al sistema y, por tanto, están dados de alta en la tabla de usuarios.
Asimismo, los proveedores de este tipo de sistemas suelen hacer también escalados de precio en función del número de usuarios o incluso en función del nivel de acceso de los usuarios, diferenciando usuarios habituales del sistema, de usuarios esporádicos, que acceden solamente un porcentaje pequeño del tiempo diario o semanal.
En los casos en los que se vende una licencia de uso “perpetua”, además de un importe inicial de adquisición de esa licencia de uso, la empresa deberá pagar una cuota anual de mantenimiento, que da derecho a las actualizaciones del software.
En la modalidad “software as a service”, el importe por usuario y mes incluye el derecho de uso, soporte técnico y también las actualizaciones.
También debe considerarse la opción de implantación de sistemas basados en “software libre”, que pueden no tener coste de licenciamiento, limitándose el coste del sistema a los servicios de implantación o de desarrollo. Este tipo de software permite tener la libertad de los usuarios para utilizar el software además copiarlo, distribuirlo, analizarlo y cambiarlo o mejorarlo. No obstante, las empresas que adquieran este tipo de softwares deben ser conscientes de la necesidad de contar con un equipo informático interno que pueda solventar los problemas derivados del día a día. El software libre no tiene garantía proveniente del autor, el tiempo de aprendizaje de los usuarios es mayor y la configuración del hardware si no dispones de un equipo informático interno es muy poco probable que el funcionamiento sea el adecuado.
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