Tal como ya se ha comentado en artículos anteriores, cada aplicación de gestión empresarial ofrece una funcionalidad determinada, agrupada en un conjunto de módulos. El nivel de funcionalidad ofrecido dependerá del segmento de mercado al que se dirija cada producto y también de la propia orientación que pueda tener el producto pudiendo encontrarnos diversas situaciones:
- Hay soluciones que están muy orientadas a un determinado sector, también denominadas “soluciones o aplicaciones verticales”. En este caso, el nivel de adecuación del producto a las necesidades de la empresa, suele ser muy superior al de los productos o soluciones multi-sectoriales.
- Algunos productos ofrecen un nivel muy elevado de funcionalidad en un área determinada respecto a otras soluciones existentes. El nivel de funcionalidad que ofrecen es muy elevado, respecto al resto de módulos.
- La dimensión de la empresa a la que se dirige el producto es otro factor importante determinante del nivel de funcionalidad ofrecido por el sistema. De este modo, no aportará el mismo nivel de funcionalidad un sistema orientado a empresas pequeñas, que un sistema orientado a empresas medianas o grandes corporaciones.
Las grandes empresas, optan en muchos casos por adquirir módulos de diferentes productos, en función del nivel de adaptación a las necesidades de cada proceso, desarrollando un interface para intercambiar información entre los distintos productos implantados.
En las empresas de menor dimensión esta situación no es tan frecuente y se trata de buscar el producto que globalmente mejor se adapta a la empresa, evitando en la medida posible la integración de diferentes productos. Se justifica porque el beneficio que se ganaría a nivel funcional, se perdería por la dificultad de integración de los sistemas y por el hecho de que la empresa tenga que manejar varios productos diferentes, con requisitos tecnológicos específicos, proveedores diferentes, interfaces de usuario diferentes, etc. Además, la problemática de una aplicación de software no es únicamente su puesta en marcha, sino también su mantenimiento y evolución, por lo que en el caso de existir varias aplicaciones diferentes, este aspecto se complica al tener que garantizar la integración de dichas aplicaciones a lo largo del tiempo.
¿Es necesario adquirir todos los módulos de un sistema de gestión ERP?
Las empresas suelen implantar su sistema de gestión de una forma gradual, comenzando por unos determinados módulos.
Asimismo, algunas empresas optan por implantar determinados módulos de un software de gestión empresarial, integrando módulos de otros productos. En este caso, la empresa debe prever que el sistema deberá integrar ambos productos, para evitar la existencia de “islas de información”. A los programas que se encargan de llevar a cabo la integración entre dos aplicaciones diferentes se les denomina interfaces.
Actualmente, el intercambio de información entre programas se realiza en muchos casos a través de lo que se conoce como servicios web o “web services”.[:en]En un mundo en el que el mercado es cada vez más complejo y cambiante resulta vital para la supervivencia de una organización tomar las decisiones correctas en el momento más adecuado. Teniendo esta premisa presente, la información sobre el mercado y los clientes se convierte en un recurso básico e indispensable para asegurar el futuro de una organización.
No obstante, muchas organizaciones pese a la acumulación de datos desconocen verdaderamente a sus clientes. Esto se convierte en un gran handicap para las organizaciones si tenemos en cuenta quela clave del éxito en muchos negocios pasa por realizar una oferta personalizada y adaptada a cada cliente en el momento oportuno.
Teniendo esto en cuenta, la pregunta que toda empresa debería hacerse es la siguiente: ¿Qué información es la que me resultará útil y de qué manera o dónde puedo conseguirla?
Parte de esa información útil para la organización se puede extraer de los datos que recoge la propia empresa mediante sus actividades comerciales básicas como pueden ser la venta, los servicios postventa o incluso las reclamaciones. No obstante, existen muchos datos que llegan a la empresa pero no acaban de registrarse en en el Sistema de Información implantado, por lo que no se acaba de conseguir una visión completa de cada uno de sus clientes.
En pocas palabras, las empresas necesitan conocer más y mejor a sus clientes para poder anticiparse a sus futuras necesidades, siempre en la medida de lo posible. Así pues, algunas de las preguntas que una organización debería tener presentes son las siguientes:
- ¿Quién nos compra?
- ¿Por qué nos elige a nosotros?
- ¿Con qué frecuencia nos compra?
- ¿Qué es lo que busca y qué necesita?
- ¿Podríamos llegar a predecir su comportamiento?
Las empresas también deberían tener muy en cuenta las tendencias de los mercados y los movimientos de sus competidores.
Una de las herramientas que nos puede ayudar a disponer de la información necesaria en poco tiempo y con el mínimo esfuerzo es un buen
